Les administrateurs de société sont considérés comme des fiduciaires ayant des obligations envers leur entreprise. Le manque de diligence, le non-respect des délais de dépôt des déclarations ou des rapports, les transactions illicites, la fraude ou la mauvaise conduite peuvent entraîner la disqualification de l'administrateur. Une personne peut également être disqualifiée de son poste d'administrateur par une décision de justice pour faute pénale, ou lorsque l'entreprise a été déclarée "société écran".
L'identification et la compréhension des personnes qui se cachent derrière une entreprise constituent un élément essentiel de l'évaluation des risques. En découvrant les liens entre les personnes et entre les personnes et les entreprises, on met souvent au jour des relations cachées qui peuvent présenter un risque financier. Avant d'investir ou d'intégrer un nouveau client ou une nouvelle relation, il devient obligatoire de procéder à une vérification des "administrateurs disqualifiés" afin de s'assurer que les entreprises et les personnes avec lesquelles on traite sont légitimes et n'ont pas été interdites. Cette vérification ne fait pas seulement partie du processus KYC PPE et des sanctions à l'encontre d'une entreprise.
La vérification de l'existence d'un "administrateur disqualifié" consiste à consulter le registre des administrateurs interdits et disqualifiés afin de vérifier si la personne est inscrite sur ce registre et si elle n'a pas le droit d'exercer des activités ou des conseils financiers, ou de représenter et de gérer la société. Ces registres sont tenus par toutes les juridictions. En Australie, c'est l'ASIC qui tient le registre des interdictions et des déchéances.
Pourquoi effectuer des contrôles sur les administrateurs interdits et disqualifiés ?
Des restrictions sont imposées aux administrateurs disqualifiés. S'il est disqualifié, un administrateur ne peut pas représenter la direction de l'entreprise ou agir en tant qu'administrateur ou directeur. S'il le fait, il commet un délit pénal passible d'une condamnation et d'une éventuelle responsabilité personnelle pour les dettes de l'entreprise, conformément aux dispositions des autorités de régulation financière du pays concerné.
Les contrôles en cours d'exécution peuvent aider à évaluer les risques s'il s'avère qu'une transaction ou une entité a des liens avec une personne inscrite au registre des administrateurs disqualifiés, ou si une personne avec laquelle une relation a été établie figure sur la liste des "administrateurs disqualifiés". Dans le cadre du processus de conformité, un contrôle des "administrateurs disqualifiés" permet d'établir si la personne est autorisée à effectuer une transaction donnée ou à représenter la direction d'une société ou d'un trust.
Chaque juridiction impose des contrôles sur les administrateurs disqualifiés et sur les responsabilités qui leur sont permises.
Au Royaume-Uni, un administrateur peut être déchu de ses fonctions pendant 15 ans, au cours desquels il ne peut être
- un administrateur d'une société enregistrée au Royaume-Uni,
- être impliqué dans la création, la commercialisation ou la gestion d'une entreprise,
- siéger au conseil d'administration d'une organisation caritative, d'une école ou d'une autorité policière,
- être administrateur de pension,
- être un bailleur social enregistré,
- siéger au sein d'un conseil de santé ou d'un organisme de soins sociaux,
- être avocat ou comptable.
En Australie, un administrateur disqualifié est une personne qui a été bannie ou qui a fait l'objet d'autres mesures disciplinaires telles que l'interdiction d'exercer :
- ne pas pouvoir participer à la gestion d'une société
- ne sont pas autorisés à contrôler les fonds de pension autogérés, et
- interdiction d'exercer dans le secteur des services financiers ou du crédit.
Ce qui est inclus dans le registre des administrateurs disqualifiés
Les informations suivantes sont disponibles dans le registre des administrateurs disqualifiés :
- Nom et adresse de la personne
- Type d'interdiction ou de déchéance
- Date d'entrée en vigueur
- Date de cessation (ou si elle est permanente)
Autres registres pour la vérification des administrateurs disqualifiés
Certains pays, comme l'Australie, tiennent d'autres registres que le registre des administrateurs interdits et disqualifiés, qui comprennent des listes de personnes interdites de gestion d'une société. Le registre des dirigeants disqualifiés contient des informations sur les personnes qui ont été disqualifiées de la gestion d'une société par un tribunal ou par le greffier, et qui sont automatiquement disqualifiées de la gestion d'une société. Le registre des engagements exécutoires contient des listes de personnes qui ont convenu avec l'ASIC de ne pas gérer une société ou une entreprise financière. Le registre des administrateurs disqualifiés (disqualified trustees register) contient la liste des personnes disqualifiées pour être administrateur d'un fonds de pension autogéré.
